Apaleo sauber migrieren — ein Praxisbericht

Warum der Umstieg oft überfällig ist

Viele Häuser arbeiten mit einem PMS, das über Jahre gewachsen ist: starr, schlecht angebunden, teuer in der Wartung. Apaleo ist von Grund auf API-first gedacht — es lässt sich sauber anbinden und wächst mit. Wie ich Häuser dabei begleite, sehen Sie auf der Seite Lösungen für die Hotellerie.

Was übernommen wird — und was nicht

Der wichtigste Punkt vorweg, weil er oft falsch erwartet wird: Apaleo übernimmt nur zukünftige Buchungen. Historische Daten, alte Rechnungen und die Gästehistorie wandern nicht mit — sie bleiben im Altsystem, das man dafür am besten als Archiv weiterlaufen lässt.

Die Gastdaten der übernommenen Buchungen kommen mit — eine Gästehistorie entsteht daraus aber nicht. Apaleo führt Gastdaten an der jeweiligen Reservierung, nicht als Profil: Ein Gast mit zwanzig Buchungen wird zwanzigmal gefunden. Wer Stammgäste erkennen will, plant dafür eine eigene Erweiterung ein — warum das so gebaut ist, steht in Was Apaleo kann und was Sie dazuplanen.

Wie lange das dauert — und wovon es wirklich abhängt

Nicht die Größe Ihres Hauses bestimmt den Zeitplan, sondern eine einzige Eigenschaft des Altsystems: was es herausgibt. Liefert es einen vollständigen, strukturierten Export der offenen Buchungen, ist der Import eine Sache von Tagen. Kommt nur eine Bildschirmliste oder ein PDF, wird jede Zukunftsbuchung zur Handarbeit — dann bestimmt die Zahl der offenen Reservierungen, wie lange es dauert, und ein kleines Haus mit vielen Vorausbuchungen kann länger brauchen als ein großes mit sauberem Export.

Stellen Sie Ihrem jetzigen Anbieter deshalb genau eine Frage, bevor Sie irgendetwas planen: Liefern Sie mir einen vollständigen, strukturierten Export der offenen Buchungen — und was kostet er? Aus dieser Antwort ergibt sich alles Weitere. Kommt keine klare Zusage, planen Sie Handarbeit ein.

Testimports als Generalprobe

Damit am Umstellungstag nichts hakt, wird der Import nicht zum ersten Mal live ausprobiert. Schon Tage vorher wird mit Testimports geprobt: Die künftigen Buchungen werden probeweise übertragen, geprüft und korrigiert, bis das Ergebnis stimmt. Der eigentliche Go-live ist dann nur noch die saubere Wiederholung eines Ablaufs, der bereits funktioniert hat.

Schnittstellen: schlank und ehrlich

Apaleo entfaltet seinen Nutzen über die richtigen Anbindungen — aber weniger ist hier mehr. In der Praxis sind vor allem diese relevant:

• Channel-Manager: die zentrale Schnittstelle, damit Verfügbarkeiten und Raten auf den Buchungsplattformen live stimmen.
• Zahlungen: läuft über Apaleo Pay — ein externer Zahlungsdienstleister lässt sich nicht einhängen. Wer heute vertraglich gebunden ist, klärt das vor Vertragsabschluss.
• Kassa: lässt sich anbinden — dafür ist die offene Schnittstelle gedacht, damit Leistungen auf dem Zimmerkonto landen. Entscheidend ist, ob Ihre Kassa diese Anbindung mitbringt.
• Türschließsystem: hat mit dem PMS in der Regel wenig zu tun. Eine Kopplung ist möglich, viele Schließsysteme können sie aber gar nicht.

Der Go-live und die ersten Wochen

Der Umschaltzeitpunkt wird bewusst gewählt — idealerweise in einer ruhigeren Phase. Wichtig ist, dass in den ersten Tagen jemand erreichbar ist, der das System kennt und schnell reagiert. Nicht, weil viel schiefgeht, sondern weil Sicherheit im Team den Unterschied macht.

Checkliste für einen ruhigen Umstieg

• Früh klären, was das Altsystem exportieren kann — davon hängt der Zeitplan ab.
• Erwartungen abstecken: zukünftige Buchungen ja — Gästeprofile, Historie und alte Rechnungen nein.
• Altsystem als Archiv einplanen und klären, ob Sie eine Gästekartei brauchen.
• Testimports als Generalprobe — Tage vor dem Umstieg.
• Channel-Manager und Apaleo Pay vor dem Go-live prüfen.
• Support für die ersten Wochen fest einplanen.